Come organizzo il mio lavoro

Io sono una persona che non lascia niente al caso (detta così sembro una donna d’acciaio!). Mi piace avere tutto sotto controllo (leggi: nazismo a manetta!) e pianificare le cose per bene. Per tempo. In modo metodico.

Improvviso molto poco nella vita e penso sia un peccato. A volte farsi guidare dall’istinto invece che dalla ragione può portare a situazioni incasinate ma bellissime, a emozionarsi di più, a sperimentare l’inaspettato e il bello.

Sul lavoro, invece, credo che improvvisare sia la ricetta per il disastro. Da quando mi affido a 3 calendari + 1 agenda + Trello la mia vita lavorativa è migliorata esponenzialmente.

Vado con ordine.

Cosa programmo?

In Zandegù ci sono un trilione di cose da programmare e tenere sott’occhio e penso sia così per ogni attività in proprio. Dobbiamo programmare innanzitutto le date di release dei prodotti (corsi ed ebook) e, a ritroso, le varie consegne (di materiali, programmi, bozze, correzioni, impaginati, cover).

Poi dobbiamo programmare gli eventi e segnarci quando fargli e tutte le attività necessarie a realizzarli.

Poi c’è tutta la partita della comunicazione: ho una lunga sfilza di calendari per segnare cosa posto ogni singolo giorno sui social e sul blog, quali foto vanno su Instagram e con quale copy, quando spedire le newsletter e su cosa farle e quando far uscire i vlog e su quale tema.

Poi ci sono le cose pratiche: riunioni tra di noi o con persone esterne, giornate di riprese, giornate di shooting, giornate di rendicontazione, correzione bozze, editing, scrittura contenuti vari.

Come?

Io uso 3 calendari, perché penso sia comodo e perché ho una pessima memoria: il primo, quello onnicomprensivo, praticamente il mio cervello di scorta, è Google Calendar. Su Google Calendar puoi creare tanti calendari (con nomi e colori diversi per distinguerli) quanti ti servono. Io al momento ne ho 20 (li vedi nell’immagine qua sotto). Sono tanti ma mi consentono di avere una visione globale e allo stesso tempo particolare di TUTTO quello che facciamo, in modo ben distinto.

Poi uso un calendario annuale gigante da parete (che ho fatto stampare su un supporto di laminill) dove segno i macro-eventi dell’anno (lanci importanti, prima data dei corsi, eventi grossi e via discorrendo). Così, ho subito un colpo d’occhio del mese/semestre/anno e so quando prendere impegni, programmare trasferte, inserire nuovi corsi/eventi.

Inoltre, uso dei calendari mensili (li scarico qui) molto molto spartani ma enormemente efficaci che poi stampo con la mia stampante da ufficio. I giorni hanno dei bei quadrettoni grossi dentro i quali posso scrivere. In realtà di questi calendari ne stampo più copie: quella per i corsi, quella per Instagram e le stories, quella per Facebook-Twitter e newsletter.

Infine, uso un’agenda, la mia fida Smemoranda (la compro tutti gli anni), dove segno le cose da fare giorno per giorno e gli appuntamenti. A fine giornata depenno le cose fatte e mi dà un’enorme soddisfazioni.

Quando ho troppo cose da fare – mettiamo che oggi abbiamo un evento e ci sono almeno 30 cose da sbrigare – e non ci stanno sul foglio dell’agenda, mi faccio una To do list su Google Keep. Così la vedo sia da pc che da telefono e, anche qui, depennare è enormemente soddisfacente!

Per la gestione dei flussi di lavoro con Marco, Enrico e Ale, invece, uso Trello, una app che permette di gestire gruppi di lavoro, progetti, scambiarsi link, to do list, darsi scadenze eccetera. Abbiamo così drasticamente ridotto l’invio nocivo di email, siamo sempre tutti in copia e aggiornati, possiamo consultarla da ogni device in nostro possesso.

Perché?

Come dicevo prima la programmazione è essenziale per me perché ho una pessima memoria. Ma secondo me ogni azienda che fa sul serio dovrebbe programmare per 4 motivi:

1. Per non fare le cose male
   Se tutti i giorni posti su Instagram o Facebook e non hai programmato, apri l’app e dici: oggi cosa fotografo? E cosa scrivo? E vai a caso, senza una strategia di cosa vuoi dire in quella settimana, cosa vuoi vendere, come vuoi relazionarti col pubblico, allora siamo messi proprio male. Un periodo del genere, di improvvisazione totale, ci sta. Di solito all’inizio della propria attività. Puoi quando si fanno le cose sul serio non è accettabile e tocca programmare.
2. Per non fare le cose di fretta
   Se non hai programmato niente, arrivi in ufficio e ti accorgi che per il giorno dopo hai un lancio di prodotto, una newsletter da scrivere, le foto per le stories da scattare, 3 riunioni che hai incastrato insieme, ecco, finirà che dovrai fare tutto di corsa. E la fretta, si sa, è cattiva consigliera. Lavorerai male, in apnea, senza margine per correggere gli errori, in ansia.
3. Per non sovrappore impegni e lanci
   Se non hai dei calendari, magari finisce che (e a noi è capitato), lo stesso giorno devi lanciare un nuovo ebook e un corso. A cosa dai la priorità? Come li lanci? Come comunichi? Sovrapporre non è possibile, se si vuole lavorare bene e in modo professionale.
4. Per fare sul serio
   Fare sul serio è il mio cavallo di battaglia. Se non sei un hobbista, se vuoi guadagnare bene dal tuo lavoro, se lo vuoi vedere crescere e fiorire, allora devi impegnarti, comportarti da professionista. Certo, magari tu sei una rara eccezione e sei un genio che lavora bene solo nel delirio più completo. In questo caso non ascoltarmi. Ma se sei una persona normale, con 100 cose da incastrare, un cervello nella media e tanta voglia di fare, allora fidati di me: la programmazione ti salva le chiappe!

Eccezioni veramente!

In questi ultimi mesi, girando il vlog Mamma, guarda che lavoro! mi è capitato di intervistare persone che non programmano il blog e che vanno un po’ a sentimento. Ecco, casi del genere, spesso molto letterari e poco markettari e di vendita di prodotti, secondo me sono delle eccezioni. Non farti ingannare o adulare come se fossero sirene nel mare. Pianificare è cosa buona e giusta e dà grandi risultati in poco tempo (meglio di tante creme antirughe che prometto miracoli).

E tu come organizzi il tuo lavoro? Pianifichi tutto o no? Ti va di raccontarcelo?